¿Y si tu evento fuera noticia y no solo un acto corporativo?

Por Tania Rubio

Tu estrategia de lanzamiento, evento o rueda de prensa es, en realidad, un lienzo donde cada trazo —desde el primer “save the date” hasta el seguimiento— construye esa huella o primera impresión imborrable. ¿Cómo hacer que no sea uno más y cumpla con su propósito de comunicación?

Hablemos sin rodeos: los periodistas están saturados y los equipos editoriales son cada vez más pequeños. La agenda de coberturas cada día es más competida y exigente. Un reportero recibe decenas de invitaciones a ruedas de prensa cada semana. Algunas relevantes, otras disfrazadas de “eventos” cuando en realidad son presentaciones unilaterales sin sustancia noticiosa. En ese océano de convocatorias, aceptar implica renunciar a otra historia. La gran pregunta que se hacen antes de confirmar es: ¿esto va a valer mi tiempo? A menudo, la respuesta es no.

Como alguien con amplia experiencia en el mundo de las relaciones públicas y medios, he visto presentaciones memorables y otras que se desvanecen al instante. La diferencia siempre radica en la profundidad del análisis, la personalización de la experiencia y la mirada estratégica más allá de los slides. Hoy más que nunca, si no hay un verdadero ángulo periodístico, una historia noticiosa y humana, o un contexto que conecte con la conversación pública, tu evento no pasará de ser un lindo desayuno sin impacto real.

Imagina que eres Laura, directora de marketing de una proptech que abre a pequeños ahorradores la inversión en vivienda sustentable. Tu objetivo no es llenar una sala, sino forjar una narrativa tan poderosa que, al escuchar tu nombre por primera vez, la audiencia piense en innovación, confianza y oportunidad. Para lograrlo, ese viaje debe empezar mucho antes del “Día D” y mantenerse vivo mucho después.

1. Sin propósito claro, no hay evento

No solo actúes como anfitrión corporativo, ponte en los zapatos del editor. Si todo lo que presentas es un logo, un nombre nuevo, una oficina o un producto sin cifras ni contexto, puede ser significativo para tu empresa pero no hay noticia. Antes de invitar, ponte en los zapatos del editor y define el propósito. Hazte preguntas clave: ¿qué historia contarán los medios?, ¿existen cifras inéditas, tendencias emergentes o personajes relevantes?, ¿podría ofrecer un ángulo local, humano o de impacto real?, ¿puedo contar esto en un correo o boletín o tengo mucho más que aportar? Si no lo sabes, el periodista tampoco lo sabrá.

En el caso de Laura, deberá pensar en cómo esa plataforma proptech de vivienda está cerrando una brecha en el mercado, ¿qué ciudades verán más impacto?, ¿cuántos usuarios han invertido en piloto?, ¿qué regulaciones está transformando?, ¿presentaré algún estudio y especialistas de mercado que permitan explicar la evolución de la vivienda sustentable en México? Convertir estas preguntas en conversación de valor es plantar la semilla de una historia que merece ser compartida.

2. Comprende a tu audiencia antes de convocar

La invitación debe ser esa puerta de entrada: un gancho que combine empatía y argumentos racionales para convencer al medio de dedicar parte de su jornada a tu relato. Conoce el lenguaje, línea editorial y objetivos de cada periodista: economistas querrán datos de PIB y empleo; medios de estilo de vida, experiencias de usuario; tecnología, diferenciadores técnicos y métricas. Ofrece alternativas: algunos asistirán al evento, otros preferirán entrevistas uno a uno, y unos más sólo el press kit. Haz que decir “sí” sea lo más fácil. Y, por favor, si en este proceso de convocatoria haces una promesa informativa, asegúrate de poder cumplirla a cabalidad.

3. Convierte tu evento en un generador de historias, no en una “función corporativa”

Hay un momento decisivo que marca la diferencia entre un evento que inspira una cobertura y otro que se queda en unas horas perdidas en el tráfico de la ciudad y un boletín ignorado en la bandeja: aquel en que el periodista encuentra una historia que merece ser contada. Eso no sucede en un escenario acartonado con monólogos corporativos y gráficas que exclusivamente hablan desde el ego de la marca. Un evento con prensa no debiera ser una plataforma para impresionar, sino para motivar a la conversación. Este instante solo ocurre cuando algo genuino se cruza en el camino: una cifra reveladora, un hallazgo curioso, una historia humana, un testimonio inesperado, un vocero que se permite hablar desde su conocimiento y experiencia profunda y no solo desde el guión. 

Ningún periodista quiere cubrir un evento que empieza y termina en la marca. Necesita entender el “antes” y el “después”. Una función corporativa habla de nosotros. Un evento generador de historias habla de lo que está pasando allá afuera y cómo impactamos en eso. Ofrece datos de la problemática como industria, su impacto económico, cifras, testimonios, contexto y una promesa que puede ser verificada: ahí habrá una historia. Al final, lo que un periodista busca no es cubrir un evento, sino una historia relevante que conecte con su audiencia.

4. Pequeños grandes detalles: sé memorable

Un evento con medios no debe ser una lectura en voz alta del boletín de prensa. Es una oportunidad única —y cada vez más escasa— de generar conexión real y valor periodístico. En esa ecuación, los detalles importan. La prensa está acostumbrada a cubrir lanzamientos y anuncios corporativos: muchos con el mismo formato, los mismos discursos, el mismo catering genérico…. cuando todo se ve igual, difícilmente algo queda en la memoria. ¡Atrévete a hacer algo distinto!

¿Lanzaste una nueva plataforma proptech? Deja que el periodista la use, que la ponga a prueba, crea un viaje de usuario en primera persona, habilita una zona interactiva con un simulador de decisiones inmobiliarias. Presenta testimonios, deja que tus expertos se sienten con ellos y tengan conversaciones reales. La experiencia es el mensaje cuando está bien diseñada. 

El tiempo del periodista vale tanto como el de tu CEO: ya comprometió su mañana, dejó pasar otras coberturas y se desplazó hasta tu sede. Debes tener claro qué parte de tu evento necesita su presencia y cuál puede resolverse con material posterior. Presta atención a que haya un espacio con buena luz para entrevistas; que el kit de prensa incluya fotos en alta definición, gráficas legibles e información suficiente. Piensa en cada detalle no como un lujo, sino como una pieza para que el medio trabaje mejor y más rápido. Al final, aunque lo hayas planeado por semanas, el periodista solo tendrá 60-90 minutos para decidir si tu historia merece ser contada. ¡Haz que cada minuto valga!

5. La conversación no termina al concluir el evento

Mantener la conversación viva es igual de relevante que el “Día D”. Aquí es donde muchos planes se desinflan. Si logras encender la llama de la conversación con los medios, no dejes que se extinga porque el “show corporativo” ha concluido. Trabaja en conservar la conversación en el tiempo: presenta novedades, ofrece análisis, estudia e involúcrate en la industria y consolídate como una fuente generadora de información de valor.

Hoy, los periodistas son celosos de su tiempo: no cubren todo, solo lo que importa. Tu labor, como responsable de comunicación o marketing, es demostrarles por qué tu historia merece un espacio en su agenda y en la mente de su audiencia. Aunque “nunca tienes una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”, bastará una sola, ejecutada con inteligencia, para abrir la puerta a muchas más.